تا به حال برایتان پیش آمده که در میانه‌ی حجم زیادی از تصمیم‌گیری‌ها و فعالیت‌های روزمره، نیاز داشته باشید تصویری کلی از وضعیت سازمان یا کسبوکارتان داشته باشید اما ندانید از کجا باید شروع کنید؟ اینجاست که «داشبورد مدیریتی» همچون یک نقشه راهنمای دقیق عمل می‌کند. این ابزار با نمایش ساده، تصویری و دقیق از اطلاعات حیاتی، کمک می‌کند مدیران بتوانند در زمانی کوتاه، داده‌های مهم را تحلیل کرده و اقدامات مناسب را در پیش بگیرند.
اگر در مسیر مدیریت قرار دارید یا می‌خواهید عملکرد کسبوکارتان را به‌طور هوشمندانه‌تری تحت کنترل داشته باشید، پیشنهاد می‌کنم تا انتهای این نوشته همراه ما باشید؛ چرا که به‌صورت روان و قابل فهم، مفهوم داشبورد مدیریتی، انواع آن و کاربردهای آن را بررسی خواهیم کرد.
نگاهی به تاریخچه داشبورد مدیریتی
سیر تحول داشبوردهای مدیریتی در دنیای کسبوکار، به چند دهه قبل برمی‌گردد. در دهه ۱۹۷۰ میلادی، شرکت‌ها برای انجام تحلیل‌های مرتبط با هوش کسبوکار، از سیستم‌هایی با عنوان «پشتیبان تصمیم‌گیری» (DSS) استفاده می‌کردند. این سیستم‌ها، پایه‌ای برای شکل‌گیری ابزارهای مدیریتی بعدی شدند.
در دهه ۱۹۸۰، نسل جدیدی از این ابزارها با عنوان «سیستم‌های اطلاعات اجرایی» (EIS) معرفی شد. اگرچه این سیستم‌ها تلاش داشتند اطلاعات مدیریتی را ساختارمند و کاربردی ارائه دهند، اما به مرور زمان مشخص شد که چالش‌هایی مانند به‌روزرسانی دشوار داده‌ها و ناهماهنگی اطلاعات، باعث کاهش کارایی آن‌ها می‌شود. به همین دلیل، خیلی‌ها این سیستم‌ها را ناکارآمد دانسته و کنار گذاشتند، با اینکه تا اوایل دهه ۹۰ همچنان در برخی سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گرفتند.
با رشد سریع فناوری و ظهور مفاهیمی مثل انبار داده (Data Warehouse) و پردازش تحلیلی آنلاین (OLAP)، داشبوردهای مدیریتی جان تازه‌ای گرفتند. در همین دوران بود که شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) به عنوان یکی از ارکان اصلی داشبوردها شناخته شدند و استفاده از آن‌ها به شکلی گسترده رواج پیدا کرد.
در ادامه، مفهوم «سیستم عصبی دیجیتال» نیز وارد عرصه شد و تحولی در شیوه استفاده از داده‌ها و تصمیم‌گیری‌های مدیریتی به وجود آورد. این تحول باعث شد داشبوردها از حالت سنتی فاصله بگیرند و به ابزارهایی هوشمند برای تحلیل داده‌ها و رصد عملکرد تبدیل شوند. نتیجه این مسیر، شکل‌گیری داشبوردهای مدرن هوش کسبوکار است که امروزه در دسترس طیف وسیعی از کسب‌وکارها قرار دارند.
چرا مدیران باید از داشبورد های مدیریتی استفاده کنند؟
تصور کنید مدیری هر روز با ده‌ها فایل و گزارش سروکار دارد، اما همچنان برای تصمیم‌گیری، سردرگم است یا اطلاعات به‌روز در اختیار ندارد. در چنین شرایطی، داشبورد مدیریتی می‌تواند به عنوان یک ابزار نجات‌بخش عمل کند.
این داشبوردها با تجمیع داده‌های مختلف و نمایش آن‌ها در قالب نمودارها و شاخص‌ها، کمک می‌کنند تا مدیران در سریع‌ترین زمان ممکن، تصویری دقیق از وضعیت سازمان به‌دست آورند. علاوه‌بر این، به‌روزرسانی خودکار اطلاعات موجب می‌شود تصمیم‌گیری‌ها دقیق‌تر و مؤثرتر انجام شوند.
داشبورد مدیریتی باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟
یک داشبورد مدیریتی کارآمد، تنها یک نمایش گرافیکی زیبا نیست، بلکه باید متناسب با نیازهای سازمان طراحی شده باشد و در تصمیم‌سازی مدیران نقش مؤثری ایفا کند. از جمله ویژگی‌های مهم این ابزار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- قابلیت شخصی‌سازی: داشبورد باید امکان تنظیم بر اساس نیازها و اهداف خاص هر مدیر را فراهم کند.
- نمایش بصری جذاب و قابل فهم: استفاده از نمودارها و رنگ‌های مناسب به فهم بهتر داده‌ها کمک می‌کند.
- دسترسی به اطلاعات به‌روز: داده‌ها باید همواره به‌طور خودکار به‌روزرسانی شوند تا تصمیم‌گیری بر پایه اطلاعات صحیح صورت گیرد.
- قابلیت تعامل با داده‌ها: کاربران باید بتوانند داده‌ها را فیلتر کرده، دسته‌بندی نموده و به جزئیات بیشتری دسترسی داشته باشند.
- ساده و قابل فهم بودن: محیط کاربری داشبورد باید علاوه بر برآورده‌سازی نیاز ها برای کاربر قابل فهم و ساده نیز باشد.
شرکت مشاوره کسبوکار نِمُو با انتخاب نرم‌افزار مناسب و پیاده‌سازی یک داشبورد مدیریتی کارآمد و دارای ویژگی‌های ذکر شده، به شما در بهبود عملکرد کسبوکارتان کمک خواهد کرد.
شاخص های عملکرد در داشبورد های مدیریتی چگونه تعیین می‌شود؟
شاخص‌های کلیدی عملکرد یا همان KPIها از مهم‌ترین اجزای هر داشبورد مدیریتی محسوب می‌شوند. این شاخص‌ها معیارهایی هستند که میزان موفقیت سازمان در دستیابی به اهداف مشخص را اندازه‌گیری می‌کنند.
برای تعیین KPIهای مناسب، ابتدا باید اهداف اصلی سازمان به‌طور دقیق مشخص شوند. سپس متناسب با هر هدف، یک یا چند شاخص کلیدی تعریف می‌شود. به عنوان مثال، در واحد فروش، میزان فروش ماهانه یا تعداد مشتریان جدید می‌تواند به‌عنوان شاخص عملکرد در نظر گرفته شود.
انتخاب صحیح این شاخص‌ها باعث می‌شود تمرکز سازمان بر اهداف مهم‌تر و مؤثرتر قرار گیرد.
انواع داشبورد مدیریتی کدام است؟
داشبوردهای مدیریتی متناسب با بخش‌های مختلف سازمان طراحی می‌شوند و هرکدام هدف خاصی را دنبال می‌کنند. در ادامه، به مهم‌ترین انواع آن اشاره می‌شود:
داشبورد فروش محصولات
این داشبورد اطلاعاتی نظیر میزان فروش، نرخ تبدیل، تعداد مشتریان جدید و سود حاصل از فروش را به‌صورت بصری ارائه می‌دهد. تیم‌های فروش و بازاریابی با استفاده از آن، می‌توانند استراتژی‌های خود را به‌درستی تنظیم کنند. نرم‌افزار CRM دیدار یکی از موفق ترین داشبوردهای فروش در ایران است.
داشبورد منابع انسانی
در این داشبورد، اطلاعاتی مانند رضایت کارکنان، نرخ جابه‌جایی نیروی انسانی، میزان بهره‌وری و عملکرد پرسنل نمایش داده می‌شود. این ابزار برای مدیریت سرمایه انسانی و بهبود عملکرد تیم‌ها بسیار مفید است. نرم‌افزار جذب و استخدام (ATS) کاربوم به عنوان یکی از موفق‌ترین داشبورهای منابع انسانی در ایران شناخته شده است.
داشبورد مدیریت پروژه‌ها
این داشبورد کمک می‌کند تا مدیران پروژه وضعیت پیشرفت فعالیت‌ها، استفاده از منابع، هزینه‌های صرف‌شده و جدول زمان‌بندی پروژه‌ها را به‌راحتی ارزیابی نمایند. از نمونه‌های موفق داشبور مدیریت پروژه در ایران که به آن اشاره می‌کنیم نرم‌افزار میزیتو است.
داشبورد مدیریت عملیات‌ها
داشبورد عملیات‌ها برای بررسی عملکرد فرآیندهای سازمانی طراحی شده و کمک می‌کند نقاط ضعف و گلوگاه‌های عملیاتی شناسایی شوند.
داشبورد مدیریت مشتریان
هدف این نوع داشبورد، پایش کیفیت ارتباط با مشتریان است. اطلاعاتی مانند میزان رضایت مشتریان، تعداد شکایات، نرخ بازگشت و رفتار کاربران در این داشبورد نمایش داده می‌شود.
داشبورد مدیریت مالی
با استفاده از این داشبورد، مدیران مالی می‌توانند به‌راحتی وضعیت درآمد، هزینه‌ها، سود و زیان و بودجه‌بندی سازمان را زیر نظر داشته باشند.
مزایای استفاده از داشبورد مدیریتی کدام است؟
مزایای داشبورد مدیریتی به قدری قابل‌توجه است که امروزه بسیاری از سازمان‌ها آن را به یکی از اصلی‌ترین ابزارهای مدیریتی خود تبدیل کرده‌اند. برخی از مهم‌ترین مزایای آن عبارت‌اند از:
- تسهیل فرآیند تصمیم‌گیری: با تجمیع داده‌های مهم در یک مکان، مدیران می‌توانند سریع‌تر و با اطمینان بیشتری تصمیم بگیرند.
- پایش مستمر عملکرد سازمان: امکان ارزیابی وضعیت سازمان در زمان واقعی فراهم می‌شود.
- افزایش شفافیت: تمامی اطلاعات در قالبی شفاف و قابل‌درک ارائه می‌گردد که موجب هم‌راستایی اعضای تیم می‌شود.
- صرفه‌جویی در زمان و منابع: دیگر نیازی به تهیه گزارش‌های وقت‌گیر و دستی وجود ندارد، چرا که داده‌ها به‌طور خودکار و لحظه‌ای در اختیار قرار می‌گیرند.
خلاصه کلام
به جرأت می‌توان گفت داشبورد مدیریتی ابزاری ضروری برای مدیران امروزی است. این ابزار نه‌تنها فرآیند تصمیم‌گیری را بهینه می‌سازد، بلکه به افزایش چابکی، بهره‌وری، شفافیت و رشد سازمان کمک می‌کند. اگر تا به امروز از داشبورد مدیریتی استفاده نکرده‌اید، همین بهترین زمان برای آغاز این تحول مدیریتی هوشمندانه است.
انتخاب یک نرم افزار مناسب، تدوین استراتژی و پیاده‌سازی یک داشبورد مدیریتی نیازمند دانش و تخصص لازم است. تیم مشاوران شرکت مشاوره مدیریت نمو با داشتن تخصص و سال‌ها تجربه در انواع مشاوره‌های کسبوکار شما را در این تمام این مسیر با پشتیبانی حرفه‌ای همراهی خواهد کرد.
بدون دیدگاه