جانشین پروری چیست؟ اهمیت جانشین پروری در سازمان

امکان ندارد با مدیران ارشد و یا مدیران منابع انسانی سازمان ها و شرکت ها صحبت کنید و از دغدغه‌های اصلی آنها تضمین پایداری سازمان در موجه با تغییراتی مثل خروج افراد کلیدی نباشد. افرادی که بعد از ترک سازمان هیچ جانشینی ندارند و همین موضوع می‌تواند برای سازمان گران تمام شود. راه چاره چیست؟ در سازمان‌ها رویکردی مهم برای شناسایی و توسعه افراد توانمند براب موقعیت های کلیدی در آینده وجود دارد که آن را با نام جانشین پروری می‌شناسیم. این فرآیند نه تنها باعث ارتقاء بهره‌وری سازمانی می‌شود، بلکه نقش مهمی در حفظ سرمایه انسانی و استمرار عملکرد اثر بخش سازمان دارد.

در این نوشته درباره‌ی اهمیت جانشین پروری در هر سازمان صحبت کرده و البته ضرورت‌ها، چالش‌ها و روش‌های اجرای آن را بررسی خواهیم کرد.

جانشین پروری چیست؟

جانشین‌پروری فرآیندی نظام‌مند و هدفمند است که با هدف شناسایی و آماده‌سازی کارکنان برای تصدی مشاغل کلیدی در آینده انجام می شود. در این فرآیند، سازمان ها افراد مستعد را بر اساس شاخص‌هایی چون مهارت، شایستگی، انگیزه و پتانسیل رهبری شناسایی و طی یک برنامه آموزشی آنها را برای نقش‌های آینده آماده می کنند.

مدت زمان برنامه های جانشین پروری معمولا 12 ماه تا 3 سال متغییر است. برای سمت‌های ارشد، ممکن است این زمان افزایش یابد تا فرد مورد نظر برای ایفای نقش مورد نظر کاملا آماده شود.

اهمیت جانشین پروری در سازمان 

جانشین پروری یک ابزار استراتژیک برای مدیریت منابع انسانی است که مزایای زیادی برای سازمان‌ها به همراه دارد. اهمیت این رویکرد ازآنجا ناشی می‌شود که خروج ناگهانی افراد کلیدی می‌تواند باعث اختلال درعملکرد، از دست رفتن دانش سازمانی و کاهش بهره‌وری شود.

از مهم‌ترین دلایل اهمیت این موضوع عبارتند از:

• کاهش ریسک عملیاتی و مدیریتی: با جانشین‌پروری، ریسک ناشی از خروج افراد مهم به حداقل می رسد.
• پایداری عملکرد سازمان: جایگزینی سریع و موثر افراد در پست‌های کلیدی از وقفه امور جلوگیری می کند.
• افزایش تعهد و انگیزه کارکنان: اعلام رسمی برنامه‌های جانشین‌پروری به کارکنان انگیزه می دهد تا برای پیشرفت بیشتر تلاش کنند.
• توسعه فرهنگ یادگیری در سازمان: سازمان‌هایی که جانشین‌پروری  را جدی می گیرند تمایل بیشتری به سرمایه‌گذاری در آموزش و توسعه دارند.
• تضمین تحقق اهداف بلند مدت سازمان: با ترتبیت رهبران آینده، سازمان می‌تواند مسیر استراتژی خود را با اطمینان بیشتری طی کند.

مزایای جانشین پروری

اجرای اثربخش جانشین‌پروری مزایای زیادی به همراه دارد که برخی از آن‌ها عبارتند از:

1. کاهش نرخ ترک خدمت کارکنان: وقتی کارمندان بدانند که شرکت برای آن‌ها آینده‌ای در نظر دارد، وفاداری بیشتری از خود نشان می‌دهند.
2. حفظ دانش سازمانی: انتقال دانش و تجربه از کارکنان ارشد به کارکنان جانشین، از فرسایش سرمایه دانشی جلوگیری می‌کند.
3. افزایش مزیت رقابتی: سازمانی که از درون برای پر کردن پست‌های کلیدی آماده است، در برابر رقبا انعطاف‌پذیرتر عمل می‌کند.
4. تسریع در فرآیند جایگزینی: به جای جستوجو و جذب نیروی جدید، جانشین‌‌ها از قبل آماده ورود به نقش هستند و برای این کار با بهترین کیفیت آموزش دیده‌اند.

در بسیاری از پروژه‌های سیستم منابع انسانی در کسب‌وکارهای متعددی در حوزه لوازم خانگی، بار هوایی، پخش لبنیات و ...، تیم توسعه منابع انسانی شرکت نمو در حین اجرای عارضه یابی با بسیاری از این موارد روبه رو شده است. حتی شاهد بودیم عدم توجه سیستم مدیریتی به جانشین‌پروری و تعصب و وابستگی مدیران به یک سری افراد کلیدی منجر به چالش‌های عمیق‌تری در سازمان شده است. 

مدل های جانشین پروری

مدل‌های جانشین‌پروری با توجه به سطح و اهداف سازمان می‌توانند متفاوت باشند. اما سه مدل اصلی جانشین پروری شامل موارد زیر است:

1. جانشین پروری برای رهبری سازمان

در این مدل، تمرکز بر جایگزینی رهبران سطح بالا مانند مدیرعامل، اعضای هیئت‌مدیره یا مدیران ارشد است. افراد منتخب معمولاً تجربه قابل توجهی در سازمان دارند یا از طریق برنامه‌های خاص برای نقش‌های رهبری شناسایی و توسعه یافته‌اند.

2. جانشین پروری برای مدیران ارشد

این مدل به منظور جایگزینی مدیرانی چون مدیر مالی، منابع انسانی، بازاریابی و… طراحی می‌شود. برنامه‌های توسعه‌ای در این مدل شامل آموزش مهارت‌های تصمیم‌گیری، مدیریت عملکرد و شبیه‌سازی چالش‌های واقعی مدیریتی است.

3. جانشین پروری برای کارکنان کلیدی

در این مدل، هدف جایگزینی کارکنانی است که اگرچه در سطح ارشد نیستند، اما نقش آنها برای عملکرد روزمره سازمان حیاتی است (مثلاً کارشناسان فنی، نیروهای کلیدی بخش فروش یا پشتیبانی). تمرکز اصلی این مدل بر روی آموزش تخصصی و انتقال تدریجی مسئولیت‌هاست.

روش های اجرای جانشین‌پروری در سازمان

اجرای موفق برنامه جانشین‌پروری نیازمند فرآیندی دقیق است که با همکاری منابع انسانی و مدیران ارشد انجام می‌شود. مراحل اصلی این فرآیند عبارتند از:

1. شناسایی مشاغل کلیدی

در ابتدا باید مشخص شود کدام نقش‌ها در سازمان نیاز به جانشین دارند. معمولاً نقش‌هایی که بر عملکرد کلی سازمان اثر مستقیم دارند در اولویت قرار می‌گیرند.

2. شناسایی افراد مستعد

با استفاده از ارزیابی‌های عملکرد، آزمون‌های شایستگی و بازخورد مدیران، کارکنانی که ظرفیت رشد و توسعه دارند شناسایی می‌شوند.

3. طراحی مسیر توسعه

برای هر فرد منتخب، برنامه‌ای اختصاصی شامل آموزش مهارت‌های فنی، توانمندی‌های رهبری، چرخش شغلی و پروژه‌های خاص طراحی می‌شود.

4. اجرای برنامه آموزشی

آموزش‌های رسمی، یادگیری در حین کار، کار در تیم‌های چند وظیفه‌ای و حضور در جلسات مدیریتی، بخشی از این مرحله هستند.

5. ارزیابی و بازخورد مستمر

عملکرد جانشینان به‌صورت مداوم ارزیابی می‌شود و بازخوردهایی با هدف بهبود و تقویت توانمندی‌ها به آن‌ها ارائه می‌گردد.

6. راهنمایی و منتورینگ

قرار گرفتن در کنار مدیران باتجربه و بهره‌مندی از راهنمایی آن‌ها باعث افزایش آمادگی جانشینان برای ورود به نقش‌های کلیدی می‌شود.

7. آزمون نهایی و واگذاری تدریجی

پیش از واگذاری کامل نقش، فرد باید در موقعیت‌های واقعی قرار گیرد تا میزان آمادگی او ارزیابی شود و مسئولیت‌ها باید به صورت تدریجی انتقال یابند تا برآیند در موثر ترین شکل ممکن انجام شود.

چالش های جانشین پروری در سازمان‌ ها

اگرچه جانشین‌پروری مزایای زیادی دارد اما اجرای این برنامه همواره با چالش‌هایی همراه است، در ادامه به مهم‌ترین آن‌ها اشاره می‌کنیم:

• عدم شناسایی صحیح استعدادها: در صورت نبود معیارهای دقیق، ممکن است افراد نامناسب برای نقش‌های حساس انتخاب شوند.
• مقاومت مدیران: برخی مدیران تمایل دارند جایگاه خود را محفوظ نگه دارند و از انتقال دانش و قدرت به دیگران خودداری می‌کنند.
• کمبود منابع برای آموزش: نبود بودجه یا زیرساخت مناسب، مانع اجرای برنامه‌های توسعه‌ای می‌شود.
• رقابت ناسالم بین جانشینان: در برخی موارد، رقابت بیش از حد میان افراد مستعد، فضای منفی و غیرسازنده‌ای را در سازمان ایجاد می‌کند.
• فراموشی نظارت پس از انتقال نقش: گاهی سازمان پس از واگذاری مسئولیت، فرد را به حال خود رها می‌کند؛ این موضوع ممکن است باعث شکست جانشین در نقش جدید شود.

خلاصه کلام 

جانشین پروری، فرایندی کلیدی در مدیریت منابع انسانی است که با هدف حفظ انسجام سازمانی، ارتقاء عملکرد و تضمین پایداری بلندمدت کسب‌‌وکار انجام می‌شود. سازمان‌هایی که به‌طور جدی و ساختاریافته به جانشین‌پروری می‌پردازند، نه تنها در مواجهه با بحران‌های منابع انسانی موفق‌تر عمل می‌کنند، بلکه فرهنگ یادگیری و توسعه را در درون خود نهادینه می‌کنند.. اگر برای برنامه‌ریزی جانشین‌پروری در سازمانتان نیاز به مشاوره حرفه‌ای دارید و یا نمی‌دانید برای انجام این فرآیند باید از کجا شروع کنید، تیم توسعه منابع انسانی شرکت مشاوره مدیریت نمو با همراهی مشاورین مجرب در این زمینه در کنار شما خواهد بود.

ما با ارائه سرویس‌های حرفه‌ای و تخصصی همچون عارضه‌یابی 360 درجه سیستم مدیریت، تدوین شناسنامه‌های شغلی و تحلیل تناسب شغل با شخصیت، برنامه‌ریزی آموزش های سازمانی و ... در مسیر اجرای جانشین‌پروری شما را پشتیبانی خواهیم کرد.