نکات طلایی برای همسو سازی و هماهنگی تیم‌ های بازاریابی و فروش به سمت اهداف فروش

در فضای مدرن کسب و کار، دیگر تنها داشتن محصولات و خدمات عالی کافی نیست؛ از مهم ترین عوامل موفقیت همسو بودن تیم‌های مختلف درون سازمان است. به خصوص هماهنگی تیم ‌های بازاریابی و فروش که به عنوان دو نیروی اصلی در هدایت مشتریان نقش ایفا میکنند. از طرفی، عدم هماهنگی بین آنها می‌تواند منجر به کاهش عملکرد مثبت و از دست رفتن فرصت‌های فروش شود.

تصور کنید تیم بازاریابی با طراحی کمپینی جذاب، تعداد زیادی از مشتریان بالقوه را جذب کرده باشد، اما اگر تیم فروش به درستی از این فرصت استفاده نکند و فروش انجام نشود، تمام تلاش‌ های تیم بازاریابی بی‌ثمر خواهد بود. از طرف دیگر، تیم فروش به داده‌ها و تحلیل های فعالیت‌های بازاریابی نیاز دارد تا بتواند استراتژی های مؤثرتری برای فروش به کار ببرد.

هماهنگی تیم‌ های بازاریابی و فروش نه تنها باعث بهبود عملکرد شده، بلکه می‌تواند به ایجاد یک تجربه بی نظیر برای مشتریان منجر شود. در این نوشته، نکات طلایی برای همسو سازی این دو تیم به سمت اهداف فروش را بررسی کرده به راهکارهایی اجرایی برای ایجاد تعامل موثر بین آن‌ها خواهیم رسید.

1. تعیین اهداف مشترک

تعریف شفاف از اهداف فروش و بازاریابی

اهداف فروش و بازاریابی باید به صورت شفاف تعیین شوند؛ بدین معنی که این اهداف باید با جزئیات دقیق و قابل اندازه‌گیری بوده تا تیم‌ ها بتوانند بر اساس آن برای عملکرد خود‌ برنامه‌ریزی کنند.

• مثال برای اهداف فروش: افزایش 20 درصدی فروش در سه ‌ماهه آینده، جذب 50 مشتری جدید در هر ماه، کاهش مدت زمان چرخه فروش به 30 روز.
• مثالی برای اهداف بازاریابی: افزایش 30 درصدی ترافیک وب‌سایت، تولید 100 لید جدید در ماه، بهبود 10 درصدی نرخ تبدیل لید به مشتری

اهمیت داشتن اهداف مشترک برای ایجاد هماهنگی

هماهنگی تیم‌ های بازاریابی و فروش زمانی اتفاق می افتد که این دو تیم به سمت یک هدف مشترک حرکت کنند. این اهداف مشترکی مانند:

• افزایش نرخ تبدیل لید به مشتری: تولید لید های با کیفیت و اجرای استراتژی های فروش مؤثر می تواند کارساز باشد.
• افزایش درآمد: جایی که باید بر روی کمپین های جذاب و تکنیک های فروش کارساز تمرکز کرد.
• بهبود تجربه مشتری: تولید محتوای آموزشی و باارزش، پیگیری  و ارائه خدمات پس از فروش در این مرحله برای وفادار سازی مشتریان اهمیت دارد.

روش‌های عملی برای تعیین اهداف مشترک

• برگزاری جلسات متعدد با حضور مدیران فروش و بازاریابی که شامل بارش فکری و بررسی نمودارها و گزارشات عملکرد گذشته باشد. ایجاد فضایی که در آن اعضای تیم‌ها بتوانند به راحتی نظرات و پیشنهادات خود را مطرح کنند.
• تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مانند نرخ تبدیل، ارزش طول عمر مشتری(CLV) و نرخ بازگشت سرمایه(ROI) که هم فروش و هم استراتژی های بازاریابی را تحت تاثیر قرار می‌دهند.
• تدوین یک نقشه راه که مسیر رسیدن به اهداف مشترک را نشان دهد. این نقشه باید شامل فعالیت‌ها، مسئولیت‌ها، و نقاط عطف کلیدی باشد.

2. برقراری ارتباط و تعامل مداوم

جلسات منظم بین تیم‌ها

جلسات منظم یکی از مهم‌ترین عوامل برای هماهنگی تیم‌ های بازاریابی و فروش و تدوام ارتباط مؤثر بین آنها می باشد. این جلسات به تیم ها کمک می کند تا اطلاعاتشان را به روز، مشکلات را شناسایی و برای بهبود عملکرد مشترک تصمیم‌گیری کنند. برای موثرتر بودن این جلسات، نکات زیر را مد نظر قرار دهید:

• جلسات هفتگی یا دو هفته‌ای بین مدیران فروش و بازاریابی که در آن عملکرد تیم ها بررسی شده و دستور کار (agenda) لازم تدوین و یا به روزرسانی می شود.
• جلسات ماهانه که در آن نتایج KPI ها و اهداف مشترک ارزیابی شده و از تحلیل داده های آنها برای تصمیم گیری استفاده می شود

استفاده از ابزارهای ارتباط موثر

استفاده از ابزارهای ارتباطی مناسب به تسهیل ارتباط بین تیم‌های بازاریابی و فروش کمک می کند. این ابزارها نه تنها برای ارسال پیام‌ها و اطلاعات، بلکه برای مدیریت تعاملات و فعالیت ها نیز کاربرد دارند. در ادامه به مهم ترین ابزار شناخته شده اشاره می کنیم:

• در ایران میزیتو و Trello نرم افزارهای بسیار خوبی جهت مدیریت پروژه ها (تفویض وظایف، پیگیری پیشرفت ها، ارسال پیام و ...) هستند
• در بین نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری نرم افزارهای دیدار، پیام گستر و داده گستر بسیار در ارائه خدمات موفق عمل کرده اند.

اشتراک گذاری اطلاعات بازاریابی و فروش

دسترسی به اطلاعات دقیق و به ‌روز یکی از کلیدهای موفقیت در هماهنگی تیم‌ های بازاریابی و فروش است. با این کار هر دو تیم قادر خواهند بود با شفاف سازی فرآیند های اجرایی، استراتژی ‌های خود را بهبود داده و در پیاده سازی قوی تر باشند. راهکارهای زیر در این زمینه مفید هستند:

• ایجاد داشبوردهای مشترک در CRM که به هر دو تیم امکان دسترسی به داده‌ های مهم مانند لیدها، فرصت‌های فروش و عملکرد کمپین‌ها را می‌دهد و با دقت به روز رسانی می شوند.
• تهیه و ارسال گزارش ‌های هفتگی و یا ماهانه که بتوان به کمک آنها عملکرد تیم ها و نقاط قوت و ضعفشان را تحلیل کرد.
• تیم بازاریابی باید محتوای تولید شده را در اختیار تیم فروش گذاشته تا بتوان از آن در مذاکرات فروش بهره برد.
• استفاده از ابزارهای تحلیل داده که بتوان از طریق آن رفتار مشتریان، الگوهای خرید و فرصت های جدید را شناسایی کرده و در تدوین استراتژی های بازاریابی و فروش استفاده کرد.

3. استفاده از فناوری و ابزارهای CRM

نقش مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) در هماهنگی تیم ‌ها

سیستم ‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) از آن جهت ضروری هستند که به عنوان پل ارتباطی بین تیم های بازاریابی و فروش عمل کرده و اطلاعات مشتریان و تعاملات آن‌ها را در یک پایگاه داده متمرکز می‌کنند. نقش‌های اصلی CRM در هماهنگی این تیم‌ها عبارتند از:

• ‌زمانی که اطلاعات مشتریان از جمله تاریخچه تماس ها، خرید های گذشته و رفتار آنلاین مشتریان در یک پایگاه داده به صورت یکپارچه ذخیره شود، هر دو تیم بازاریابی و فروش به یک دیدگاه مشترک از مشتریان دست پیدا می کنند.
• سیستم CRM به تیم بازاریابی کمک می کند تا براساس کمپین های مختلف لیدها را ردیابی کرده و به تیم فروش کمک می کند تا لیدها را به درستی پیگیری و به فروش تبدیل کند.
• با استفاده از نرم افزار CRM، مدیریت ارتباطات مؤثر از طریق ارسال ایمیل و پیام های شخصی سازی شده و هدفمند امکان پذیر می شود. همچنین تیم فروش با پاسخگویی به موقع و پیگیری های حرفه ای می تواند این روابط را تقویت کند.

مزایای استفاده از نرم‌افزارهای بازاریابی و فروش

1. افزایش بهره‌وری: با اتوماسیون فعالیت های تکراری و زمان بر مانند ارسال پیام ها، پیگیری و مدیریت  لیدها، تیم ها قادر خواهند بود با کمک ابزارهای تحلیل داده فرصت های جدید را شناسایی و وقت خود را بر روی فعالیت های با ارزش متمرکز کنند.
2. بهبود همکاری بین تیم‌ها: ارائه اطلاعات یکپارچه و دسترسی به گزارشات مشترک در ایجاد هماهنگی بین تیم های بازاریابی و فروش کارساز بوده و به بهبود تصمیم‌گیری‌های استراتژیک کمک می‌کند.
3. شخصی‌سازی تعاملات با مشتری: تحلیل درست داده های CRM، رویکردی مؤثر برای هر دو تیم جهت طراحی پیام ها شخصی سازی شده براساس ترجیحات مخاطبین هدف و بهبود تجربه مشتری می باشد.
4. مدیریت کمپین‌های بازاریابی: ابزار قدرتمند CRM امکان طراحی، اجرا، پیگیری و تحلیل عملکرد کمپین های بازاریابی را برای هر دو تیم فراهم می کند.
5. افزایش دقت پیش‌بینی‌ها: تحلیل داده های CRM، به تیم های بازاریابی و فروش کمک می کند تا پیش بینی دقیق تری از فرآیند فروش داشته و بتوانند در مدیریت منابع و برنامه‌ریزی استراتژیک بهتر عمل کنند.

4. آموزش و توسعه تیم های فروش و بازاریابی

برنامه‌ های آموزشی مشترک برای تیم‌های بازاریابی و فروش

آموزش و توسعه کارکنان یکی از ارکان اصلی برای اطمینان از هماهنگی و کارایی بین تیم‌های بازاریابی و فروش است. برنامه‌های آموزشی مشترک می‌توانند به بهبود دانش، مهارت‌ها و همکاری بین اعضای تیم‌ها کمک کنند. برخی از جنبه‌های کلیدی این برنامه‌ها عبارتند از:

• برگزاری دوره‌های آموزشی مشترک:کارگاه ها و دوره های آموزشی که موضوعات مشترک بین تیم های بازاریابی و فروش را پوشش می دهند مثل، مدیریت ارتباط با مشتری، تحلیل داده، استراتژی های بازاریابی. همچنین می توان از امکانات آموزش مجازی برای اشتراگ گذاری مباحث کلیدی بهره برد. با تشکیل جلسات اتاق فکر و اشتراک گذاری آموخته ها می توان اثربخشی این آموزش های مشترک را افزایش داد.
• آموزش‌های متمرکز بر نقش:از طرفی برنامه آموزشی مجزا برای هر تیم نیز باید در نظر گرفته شود؛ به عنوان مثال طراحی کمپین تبلیغاتی، تولید محتوا و تحلیل داده برای افزایش فروش برای تیم بازاریابی و تکنیک های فروش، مهارت های مذاکره، مدیریت شکایات برای تیم فروش.
• آموزش‌های فنی و ابزارهای دیجیتال:آموزش های لازم که تیم های بازاریابی و فروش را برای استفاده از ابزارهای دیجیتال مانند CRM و تحلیل داده مجهز سازند.

اهمیت درک مشترک از فرآیندها و اهداف

برای اینکه به اهمیت درک مشترک از فرآیند ها و اهداف در تقویت هماهنگی تیم های بازاریابی و فروش پی بریم، لازم است به دلایل زیر توجه کنیم:

• ایجاد یک زبان مشترک بین تیم‌ها از مفاهیمی چون لید، فرصت فروش، نرخ تبدیل و ... که به تسهیل ارتباط و کاهش سوء تفاهم‌ها کمک می‌کند.
• همسو سازی استراتژی‌های بازاریابی و فروش که هر دو تیم را در مسیر اهداف مشترک قرار دهد؛ تعریف اصولی فرآیند اجرایی، نحوه استفاده از داده ها، بازار هدف، پیام های اصلی و ...
• توسعه مهارت های نرم کلیدی مانند کارتیمی، ارتباط مؤثر، حل تعارض، حل مسئله که باید از طریق آموزش های اثربخش صورت پذیرد. همچنین ترویج یک فرهنگ سازمانی تعاملی، مثبت و انگیزه بخش که فضای یادگیری را تقویت کند. دپارتمان یادگیری مؤسسه نمو، بسته آموزشی تیم حرفه ای T8 را در قالب یک پکیج آموزش مهارت های نرم با بهره گیری از الگوهای نوین یادگیری طراحی و تدوین کرده و آمادگی خود را برای همکاری با بنگاه های اقتصادی اعلام می نماید.
• شناسایی و اصلاح فرآیندهای ناکارآمد و تکراری، که از طریق آموزش  و تبادل تجربیات مشترک هر دو تیم امکان پذیر می شود.

نکات مهم برای آموزش و توسعه تیم های بازاریابی و فروش

• تعیین اهداف آموزشی که باید براساس اهداف بازاریابی و فروش و نیاز های یادگیری تیم ها تعیین گردد.
• برنامه ریزی جلسات آموزشی که باید براساس زمان کاری تیم ها و موقعیت های مناسب برای آموزش انجام شود. همچنین در این برنامه ریزی باید انتخاب مدرسین با دقت بسیاری با توجه به دانش، تخصص و تجربه زیسته آنها در بازار صورت پذیرد.
• ایجاد بستر آنلاین که در محیطی متفاوت فرصت یاگیری مجازی را از طریق دنبال کردن ویدئوها و فایل ها آموزشی برای اعضای تیم ها فراهم می کند.
• ارزیابی اثربخشی که به وسیله آن بتوان تأثیر آموزش را در ارتقاء دانش و بهبود عملکرد اعضای تیم ها بررسی کرد. توجه داشته باشید که تعریف یک سیستم پاداش و تشویق برای عملکرد مثبت افراد در فرآیند آموزش می تواند انگیزه بخش باشد.

5. تحلیل و بهبود مستمر

استفاده از داده‌ها و آمار برای ارزیابی عملکرد

استفاده از داده‌ها و آمار برای شناسایی نقاط قوت و ضعف، ارزیابی عملکرد تیم‌ها، تصمیم گیری هوشمندانه و دستیابی به اهداف فروش و بازاریابی ضروری است. از راهکارهای کلیدی در این زمینه عبارتند از:

• جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها: با استفاده از نرم افزار CRM و ابزار تحلیل داده ها می توان اطلاعات ارزشمند برای بازاریابی و فروش را جمع آوری کرده و به تحلیل عمیقی از الگوها و رفتار خرید مشتریان رسید.
• تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI): این شاخص های کلیدی عملکرد می توانند مواردی چون نرخ تبدیل، ارزش طول عمر مشتری (CLV)، هزینه جذب مشتری (CAC) و نرخ بازگشت سرمایه (ROI) باشد. پایش منظم این KPI ها مؤثرترین روش ارزیابی عملکرد تیم های بازاریابی و فروش است.
• گزارش‌دهی منظم: ارائه و بررسی گزارشات منظم هفتگی، ماهانه و ... که امکان تصمیم گیری های استراتژیک را برای مدیران ارشد فراهم می کند.

فرآیندهای اجرایی بهبود مستمر

تدوین و اجرای صحیح فرآیند های بهبود مستمر از عوامل اثربخش در بهبود عملکرد تیم های بازاریابی و فروش است؛ برای رسیدن به نتایج مطلوب نیازمند توجه به نکات زیر هستیم:

• ارزیابی منظم و بازخورد مستمر: عملکرد تیم های بازاریابی و فروش باید در طی جلسات منظم ارزیابی شده و از بازخورد های سازنده افراد در شناسایی زمینه های بهبود استفاده گردد.
• شناسایی نقاط ضعف و فرصت‌ ها: مشکلات و چالش های موجود باید ریشه ای بررسی شده و از دل آنها فرصت های رشد و توسعه شناسایی گردد.
• تدوین و اجرای فرآیندهای بهبود: براساس تحلیل های انجام شده فرآیندهای بهبود با تعریف مشخص و شفاف تمام اقدامات تدوین شده و تغییرات لازم در این روند اجرایی اعمال می گردد.
• پایش و ارزیابی تغییرات: در آخرین مرحله عملکرد تغییرات اعمال شده باید پایش شود و در صورت نیاز اصلاحات لازم برای استراتژی های جدید تعریف گردد.

ابزارها و روش‌های کاربردی برای تحلیل و بهبود مستمر

1. ابزارهای تحلیل داده: Google Analytics و Power BI از معتبرترین ابزار تحلیل رفتار کاربران در وب سایت،  تحلیل داده ها و ایجاد داشبورد های بصری هستند.
2. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه: همانطور که در قبل هم اشاره شد Trello و میزیتو ابزارهای بسیار کاربردی برای اجرای فرآیندها و مدیریت وظایف در ایران هستند.
3. ابزارهای بازخورد و ارزیابی: برای ساخت پرسشنامه و جمع آوری بازخورد مشتریان و اعضای تیم ها پرس لاین و Google Form ابزاری کارآمد در ایران هستند.
4. روش‌های بهبود مستمر: از بهترین و معتبر روش های جهت اجرای فرآیندهای بهبود می توان به   PDCA (Plan-Do-Check-Act) یا برنامه ریزی، انجام، بررسی و اقدام و Six Sigma اشاره کرد.

6. ایجاد فرهنگ تعامل و همکاری

ارتقاء فرهنگ سازمانی تعاملی و روحیه کارتیمی یکی از عوامل کلیدی در هماهنگی تیم‌های بازاریابی و فروش است. ایجاد فضایی که اعضای تیم به راحتی بتوانند تجربیات، بازخوردهای سازنده و ایده های خود را به اشتراک بگذارند موجب افزایش همبستگی می شود. هچنین برگزاری جلسات منظم، تعریف فعالیت های گروهی و استفاده از ابزار های شبکه های اجتماعی و تشکیل گروه های کاری برای تشویق افراد به تعامل و تقویت ارتباطات کاری بسیار کارساز هستند.

از طرفی، تدوین چارت سازمانی و شرح وظایف مشخص و شفاف سازی فرآیندهای اجرایی در کنار تعریف یک سیستم پاداش و تشویق می تواند تکمیل کننده ی این راهکارهای اجرایی باشد.

7. همسو سازی استراتژی‌ ها و کمپین‌ های بازاریابی و فروش

همسو سازی استراتژی ‌ها و کمپین‌ ها از مؤثرترین روش ها برای هماهنگی بین تیم‌ های بازاریابی و فروش است. چرا که تیم  بازاریابی باید استراتژی ‌ها و کمپین ‌های خود را به گونه ‌ای طراحی کند که با اهداف و نیازهای تیم فروش هم راستا باشد. برای این مهم در جلسات بارش فکری و بررسی استراتژی های بازاریابی و فروش اعضای هر دو تیم نیاز دارند که به اهداف مشترک با یک تعریف مشخص و شفاف برسند. با جمع آوری بازخورد ها و بررسی عملکرد استراتژی ها و کمپین های قبلی اعضای تیم ها به تعریف مشترکی از شناسایی مخاطبین هدف و محتوای اثربخش خواهند رسید. علاوه بر این با بررسی کانال های ارتباطی، برنامه زمانبندی، پیشنهادات ویژه و ... هر دو تیم قادر خواهند بود برای اصلاح و بهبود استراتژی های جدید تصمیم گیری نمایند.

خلاصه کلام

همسوسازی و ایجاد هماهنگی بین تیم ‌های بازاریابی و فروش اساسی‌ترین عنصر برای دستیابی به اهداف فروش و بازاریابی و از آن مهم تر توسعه کسب و کار است. برای رسیدن به این مهم نکات زیر بسیار حائز اهمیت هستند:

تعیین اهداف مشترک: این اهداف باید دقیق و شفاف تعریف شده تا برای اعضای هر دو تیم مثل یک مرجع باشد.

برقراری ارتباط و تعامل مداوم: برگزاری جلسات منظم که اعضای هر دو تیم بتوانند تجربیات و ایده های خود را به اشتراک گذاشته و عملکرد و پیشرفت فعالیت های بازاریابی و فروش را مورد بررسی قرار دهند. همچنین می توان جهت استمرار این ارتباطات از امکانات ابزارهای ارتباطی و شبکه های اجتماعی بهره برد.

استفاده از فناوری و ابزارهایCRM: این ابزار امکانات لازم برای جمع آوری و مدیریت اطلاعات، بهینه سازی تعاملات با مشتریان  و بهبود استراتژی ها را فراهم می سازد.

آموزش و توسعه تیم های بازاریابی و فروش:اجرای برنامه های آموزشی که به تقویت مهارت های لازم هر دو تیم جهت اجرای فرآیندها و نیل به اهداف بازاریابی و فروش کمک کند.

تحلیل و بهبود مستمر: استفاده از داده ها و آماری که در تحلیل و ارزیابی عملکرد و اجرای استراتژی ها و فرآیندهای بهبود کارآمد باشند.

ایجاد فرهنگ تعامل و همکاری:تقویت فرهنگ سازمانی تعاملی و روحیه کارتیمی را می توان با ایجاد یک فضای تعاملی جهت اشتراک گذاری تجربه ها و ایده ها، فعالیت گروهی مشترک و تعریف سیستم پاداش و تشویق میسر ساخت.

همسو سازی استراتژی‌ها و کمپین‌های بازاریابی و فروش: و در نهایت از مؤثرترین عوامل در ایجاد هماهنگی بین تیم های بازاریابی و فروش همسوسازی طراحی و اجرای استراتژی ها و کمپین ها است. این مهم با تعریف اهداف مشترک و بهره گیری از بازخوردهای افراد امکان پذیر میشود.

تیم متخصص ما در دپارتمان توسعه بازار با همکاری مشاورین مجرب حوزه بازار این افتخار را دارد که در زمینه تدوین و اجرای هر چه اثربخش تر استراتژی های بازاریابی و فروش در کنار شما باشد. تلاش ما اینست که با تعریف سرویس های مدیریت منابع انسانی، سازماندهی سیستم فروش، طراحی و تدوین فرآیند های اجرایی، طراحی استراتژی ها و کمپین های فروش، آموزش و مشاوره CRM و همچنین آموزش و توسعه تیم های بازاریابی و فروش مسیر نیل به اهداف توسعه کسب و کار را برای شما میسر کنیم.